Taken en werkzaamheden vertrouwenspersoon
In de meeste organisaties heb je te maken met meerdere mensen. Denk aan verschillende afdelingen, managers, leidinggevende, klanten en andere relaties. Helaas kunnen er problemen ontstaan in deze onderlinge verhoudingen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een effectieve stap in het beperken en voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Wat zijn de taken en werkzaamheden van een vertrouwenspersoon dan? En wat kun je van deze persoon verwachten?
Waarom een vertrouwenspersoon?
In de Arbowet is geregeld dat werkgevers verantwoordelijk zijn voor de psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waar ook ongewenste omgangsvormen zoals (seksuele) intimidatie, pesten, agressie/geweld en discriminatie onder vallen. De werkgever heeft de taak hier een klachtenprocedure voor op te stellen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een logische volgende stap.
Taken van de vertrouwenspersoon
1. Eerste opvang, begeleiding en ondersteuning
De vertrouwenspersoon…
- Vangt de melder op die last heeft van ongewenste omgangsvormen;
- zorgt voor voldoende veiligheid in het gesprek, zodat de melder zich vrij voelt om te vertellen wat er is gebeurd;
- gaat samen met de melder op zoek naar feiten en maakt onderscheidt tussen feiten en fictie;
- zoekt met de melder naar de meest optimale oplossing van het conflict;
- zoekt met de melder naar een informele oplossing die bevredigend is voor melder, in die zin dat hij weer ‘normaal’ zijn werk kan doen;
- staat in het oplossingsproces naast de melder (ondersteunt met zoeken naar een informele oplossing);
- bevestigt de melder in het feit dat het legitiem is om last te ervaren van bepaalde bejegeningen (waardoor melder zelf stappen/maatregelen durft te nemen);
- bewerkstelligt dat een leidinggevende of P&O/HRM intervenieert in een conflict vanwege ongewenste omgangsvormen;
- verwijst zo nodig naar een deskundige zoals een mediator, jurist, huisarts, bedrijfsarts, maatschappelijk werk of psychotherapeut;
- verwijst naar en ondersteunt bij de gang naar de klachtencommissie;
- verwijst naar en ondersteunt (bij strafbare feiten) de aangifte bij de politie;
- zorgt voor opvang en advies bij meldingen die betrekking hebben op (vermoedens van) misstanden c.q. integriteitsschendingen.
2. Voorlichting binnen de organisatie
De vertrouwenspersoon…
- Geeft voorlichting en informeert over zijn werkwijze in verband met het opvangen en begeleiden van de (mogelijke) melder en de manier waarop een melder hem/haar kan benaderen;
- stelt zich -zo mogelijk persoonlijk- voor in teams, op afdelingen en bij de introductie van nieuwe medewerkers;
- presenteert zich in een personeelsblad (papier/digitaal) en op bijvoorbeeld publicatieborden;
- presenteert zich regelmatig door middel van een column te schrijven, een stukje in de nieuwsbrief of andere uitingen voor de medewerkers.
3. Advisering
De vertrouwenspersoon…
- Geeft gevraagd advies aan het management over knelpunten in het beleid;
- geeft ongevraagd advies aan het management over knelpunten in het beleid;
- heeft tenminste jaarlijks overleg met het bevoegd gezag (directie, management, bestuur, OR en/of het medezeggenschapsorgaan);
- maakt een jaarverslag en analyseert de behandelde zaken;
- zal proactief de leiding (geanonimiseerd) op de hoogte brengen bij bejegening/problemen op een bepaalde afdeling.
Opleiding tot vertrouwenspersoon
Wij leiden mensen op tot erkend vertrouwenspersonen die binnen een organisatie de rol van interne vertrouwenspersoon willen aannemen, en mensen die zich willen vestigen als externe vertrouwenspersoon. Na de opleiding blijf je gebruikmaken van advies en ondersteuning. De opleidingen worden verzorgd op diverse locaties in Nederland.